Die Vereinigung Fürther Privatkegler e.V. (VFP) verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sportbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen.
Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere
die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift
(Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts,
ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion
im Verein.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein
betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet,
soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der
Verbände beantragen (z.B. Spielerpass) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene
Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht
und an die Presse weitergegeben.
2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen
stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung,
Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.
3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen
gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der
abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands
mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist
der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort Allgemeine
Verwaltung (alt: z.B. dem Geschäftsführer) zugeordnet, soweit die Satzung oder
diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.
Der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der
Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten
nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen
von betroffenen Personen zuständig.
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen
und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern) insofern zur Verfügung
gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei
verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder
nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt.
Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen
und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen,
gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer
Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt
der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift
als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren
initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich
für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen
E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich
zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem
ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts
verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als bcc zu versenden.
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.
Da im Verein in der Regel weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat die VFP derzeit keinen Datenschutzbeauftragten bestellt.
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung
und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit.
Änderungen dürfen ausschließlich durch den Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit,
den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und den Administrator vorgenommen werden.
2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen
im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen
ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung,
-nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere
gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in
der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
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Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 07.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.